【採用担当向け】早期選考案内メールの例文｜好印象を与える書き方と注意点

 

【フェーズ別】好感度が上がる早期選考案内メールの例文3種類

 

早期選考案内メールは、フェーズごとに書き方を変えましょう。

 会社説明会後やエントリー締切前日など、段階に応じた内容でメールを書くと学生の目に留まりやすいからです。

 ここでは、フェーズに応じたテンプレートを3つ紹介し、好感度を上げるコツもお伝えします。

 

1.会社説明会・インターン参加のお礼メール

 

〇〇大学　〇〇様 お世話になっております。 〇〇株式会社　人事部〇〇です。 本日はお忙しい中、弊社の会社説明会（インターン）にご参加いただき、誠にありがとうございました。 早速ですが、弊社の会社説明会（インターン）にご参加いただいた方限定で、早期選考を実施いたします。 早期選考は本選考とは異なる特別なフローで、書類選考が免除されます。 〇〇様に少しでも興味を持っていただけますと幸いです。 ぜひこの機会にエントリーしてください。 ・選考スケジュール：書類選考（免除）→一次面接→二次面接→最終面接 ・エントリー締切日：〇月〇日23:59まで ・エントリー先URL：https://○○○○ ご質問やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 〇〇様のエントリーを心よりお待ちしております。 〇〇株式会社　人事部 採用担当〇〇 〇〇 メール：xxxx@xxxx 電話番号：00(0000)0000

 

ポイント

• 〇〇様と呼びかけて一個人を大事にする姿勢を見せる
• 会社説明会・インターン参加への感謝を述べて企業側の温かい気持ちを伝え、印象をよくする
• 選考についての案内やエントリーフォームなど事務的な内容を入れて次へつなげる

 

 

2.早期選考の応募締め切りを知らせるリマインドメール

 

〇〇大学　〇〇様 お世話になっております。 〇〇株式会社　人事部〇〇です。 先日はお忙しい中、弊社の会社説明会（インターン）にご参加いただき、 誠にありがとうございました。 その後、〇〇様のエントリー状況はいかがでしょうか。 早期選考は、会社説明会（インターン）に参加してくださった方限定の特別な選考で、 書類選考が免除されます。 エントリー締切日が〇月〇日23:59と迫っております。 この機会にぜひご応募ください！ ・選考スケジュール：書類選考（免除）→一次面接→二次面接→最終面接 ・エントリー締切日：〇月〇日23:59まで ・エントリー先URL：https://○○○○ ご質問やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 〇〇様のエントリーを心よりお待ちしております。 〇〇株式会社　人事部 採用担当〇〇 〇〇 メール：xxxx@xxxx 電話番号：00(0000)0000

 

ポイント

• リマインドメールを送ってエントリー漏れを防ぐ
• 〇〇様と呼びかけて一個人に対して書いたメールだと印象付ける
• 会社説明会（インターン）参加への感謝の一文を入れて、企業側の喜びを再度伝える

 

 

3.早期選考の応募受付完了メール

 

〇〇大学　〇〇様 お世話になっております。 〇〇株式会社　人事部〇〇です。 この度は弊社の早期選考にエントリーいただき、誠にありがとうございます。 〇〇様のエントリー受付が無事完了いたしました。 早速ですが、今後の選考スケジュールについてお知らせいたします。 【選考日程】 ・書類選考：免除 ・一次面接：〇月〇日（〇）00:00～（所要時間1時間程度） ・二次面接：〇月〇日～〇月〇日の間で実施 ・最終面接：〇月〇日～〇月〇日の間で実施 【会場】〇〇株式会社　本社ビル 【持ち物】筆記用具 ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。 当日は〇〇様にお会いできるのを心より楽しみにしております。 〇〇株式会社　人事部 採用担当〇〇 〇〇 メール：xxxx@xxxx 電話番号：00(0000)0000

 

ポイント

• 無事にエントリーが完了したと伝えて学生に安心感を与える
• エントリーに対する感謝の言葉と、面接で会える喜びを伝える
• 〇〇様と呼びかけて個人を大切にする姿勢を見せる
• 内容を簡潔にまとめて読みやすくする

早期選考案内メールを書く2つのポイント

早期選考案内メールを書く際、注意するポイントが2つあります。

早期選考の概要を伝える 学生にわかりやすい言葉で文章を書く

 就職活動で忙しい学生にとって時間は貴重なため、一読で理解できるよう内容を絞り、わかりやすい言葉で書くことが大切です。 

ここでは、学生が時間をかけずに読めて理解できるメールの書き方を紹介します。

1.早期選考の概要を伝える

会社側が開示できる範囲でよいので、早期選考スケジュールの概要を伝えることが大切です。

なぜなら、多くの学生が複数の会社に応募するため、予定が埋まってしまう可能性もあるからです。そのため、選考における日程調整は非常に重要です。

次回以降の選考スケジュールを事前に知らせると、学生が予定を確保しやすくなり、他社への流出を防ぐ効果も期待できます。

箇条書きを取り入れて要点をまとめ、読みやすく理解しやすい工夫をしましょう。

 

例

【選考日程】 ・書類選考：免除 ・一次面接：〇月〇日（〇）00:00～（所要時間1時間程度） ・二次面接：〇月〇日～〇月〇日の間で実施 ・最終面接：〇月〇日～〇月〇日の間で実施

 

2.学生にわかりやすい言葉で文章を書く

メールを読む相手が学生であると考慮し、スムーズに理解できるようなわかりやすい文章作成を心がけてください。

過度に堅苦しい言い回しや専門用語・業界用語はわかりにくく、学生の読む気が失せてしまうからです。 

ただし、くだけすぎた表現はビジネスメールとしてふさわしくないので避けましょう。 

最低限のビジネスマナーを踏まえ、一読で内容を把握できる文章を書くことが大切です。

 

 

早期選考案内メール｜具体的な内容を解説

早期選考案内メールに取り入れるとよい具体的な内容は下記の4項目です。

開封率が上がりやすい件名 選考に必要な情報 エントリー締切日 早期選考のメリット

ここでは、学生に「早期選考に応募したい！」と思わせるコツを紹介します。

1.開封率が上がりやすい件名にする

メールの開封率を上げるため、件名にこだわりましょう。

 なぜなら最初に目にする件名が魅力的でなければ、開封して本文を読んでもらえないからです。

 何のメールか一目でわかるよう、件名には会社名と早期選考を知らせるワードを入れるとよいでしょう。

 たとえば以下のような件名は、学生の興味を引きやすく行動を促す効果があります。

• 【会社説明会参加者限定！早期選考】〇〇株式会社
• 【早期選考受付は明日まで！】〇〇株式会社

2.必要な情報を入れる（選考日程・会場・持ち物）

早期選考に関する必要な情報は、漏れなく正確に記載します。

間違った情報の記載は学生を混乱させ、今後の選考に大きく響くからです。

正確な情報を社内で慎重にチェックし、わかりやすく整理してから書くよう心がけてください。 

また、伝えたい情報を制限なく盛り込むと文章が長くなり、読みづらくなるため注意が必要です。 

学生が一読で理解できるよう、必要な情報を項目ごとに分け、読みやすいレイアウトを取り入れましょう。

3.返信期限（締切日）を明記する

早期選考がいつまでも続くと思われないよう、返信期限（エントリー締切日）をはっきりと知らせる必要があります。

なぜなら返信期限が曖昧な場合、他社のエントリーを優先して後回しにする可能性があるからです。 

早期選考が期間限定であると強調して、学生の行動を促しましょう。

たとえば下記のような文言は緊急性が高く「早くエントリーしよう！」と学生が思うきっかけにつながります。

• 早期選考は期間限定【エントリーは明日まで】
• 締切迫る！早期選考エントリーは〇月〇日まで

4.早期選考のメリットを伝える

「早期選考に応募するとこんなメリットがある」と明記することをおすすめします。

早期選考が特別なチャンスだから逃したくない、と学生に思ってもらえるからです。

下記のような内容を明記すると、学生の行動を促しやすくなります。

• 会社説明会（インターン）参加者限定で行う
• 書類選考や一次面接などの選考フローを一部免除する
• 適性検査・筆記試験を受験済みとして扱う

 

早期選考へ応募するメリットを明記したあとに、学生がクリックしやすいようエントリーフォームを配置するとよいでしょう。

 

印象がよい早期選考案内メール｜送信時の注意点3選

早期選考案内メールを送信する際、会社の好感度を下げないポイントが3つあります。 

営業時間内にメールを送る 返信がない場合はリマインドメールを送る 一斉送信を感じさせない工夫をする

他の要件で学生にメールを送る場合にも欠かせない注意点なので、しっかりと確認してください。

 

1.営業時間内にメールを送る

早期選考案内メールは、できるだけ会社の営業時間内に送信してください。

なぜなら、早朝や深夜、土日のメール送信は学生にとって迷惑だからです。

また、残業や休日出勤のある会社だと思われる可能性もあります。

時間に配慮のないメール送信は、会社への不信感につながるので避けましょう。

学生に好印象を与え、会社の信頼性を印象付けるために、メールは営業時間内に送信することが大切です。

 

2.返信がない場合はリマインドメールを送る

早期選考案内メールに返信がない場合、リマインドメールを送ってください。

学生は複数の会社説明会へ参加することが多く、メールの返信を忘れている可能性があるからです。

リマインドメールには「先日はお忙しいところありがとうございました」など、相手を気遣う文言を入れるとよい印象を与えられます。

また「エントリーを心よりお待ちしております」といった前向きな文言も、会社のイメージをアップする効果があるでしょう。

 

3.一斉送信を感じさせない工夫をする

いかにもテンプレートを一斉送信したような文面を避け、個人へ向けたメールに仕上げる工夫をしてください。

複数の会社説明会へ参加する学生は多くのメールを受け取るため、一斉送信のテンプレートに心は動かないからです。

学生一人ひとりに向かって語り掛ける文章で、会社側の真摯な気持ちを伝えましょう。

たとえば「〇〇様に少しでも興味を持っていただけますと幸いです」など、文言に個人名を入れると印象がよくなります。

 

まとめ｜早期選考案内メールを書くポイントを押さえて学生に好印象を与えよう！

 

ポイントを押さえて早期選考案内メールを送信すると、学生に好印象を与え、行動を促せます。

メール本文の内容や件名にこだわり、時間に気をつけて送信すれば、会社への印象がよく、応募が増えやすくなるでしょう。

今回紹介したポイントは、早期選考案内以外のメール送信においても効果的です。

テンプレートを参考にして、学生一人ひとりの顔を思い浮かべながら文章を作成することが成功のポイントです。